定形的なメールから特定の情報を抽出して、決まった形式のWordかExcelに自動出力したい。

Question

前提・実現したいこと

現在通販サイトを運用しています。
受注業務自体は、弊社で行っているのですが、発送業務は他社取引先が行っています。
そのため、注文が入った際に、受注のお知らせと発送依頼を取引先にかけているのですが、自動化出来る部分も多いのではないかと思い、質問させていただきます。

現在の流れは

Outlookにて受注メールを受信
↓
自作したWordのテンプレートに、メールから必要情報のみをコピペして発送依頼書の作成、印刷、取引先にFAX
↓
それと並行して伝票発行依頼もコピペで作成

という流れなのですが、かなり無駄が多いと思っています。

自動化可能な点が、いくつかあるかと思うのですが、
・メールから情報を抽出、発送依頼書（Wordでひな形作ってたけどExcelがやりやすい？）の自動作成。
→印刷するだけでOKの状態にする
・伝票作成はメールから決まった形式でCSVファイルを作成すればインポートすれば可能

を実現したいです。

メールから情報を抽出して、Excelファイル等を作る方法、もしくは効率の良さそうな方法をご教示いただけないでしょうか？

受注メールは
【　お　　名　　前　】〇〇 様
【　メールアドレス 】[e-mail]
【　郵　便　番　号　】1234567
【　ご　　住　　所　】東京都〇〇
【　電　話　番　号　】0123-456-7890

こういった感じで決まった形になっているので抽出しやすいのではと思っています。

自分で調べては見たものの、実現したいことと少し違う情報が出てきたり、知識がなさすぎてうまく進めずにいます。

調べた感じVBAもしくはpythonを使うのかなと思いますが、方向性や、ざっくりとこの辺の技術で実現できるよ、もしくは参考になりそうなサイトなどをご存知のかたいらっしゃいましたら、お教えいただきますと嬉しいです。

初歩的な質問で申し訳ありませんが、宜しくお願いいたします。

Answer 1

質問の内容は以下の「推奨していない質問」に該当すると思います。
規約を再度ご確認ください。

推奨していない質問
teratailはプログラミングに関する問題解決をサポートする場です。
プログラミングに関して本当に困っている人をサポートすること、また、価値のあるコンテンツを世の中に残し届けることを目的としています。

システムエンジニア的な視点から回答すると、「受注メールを受信」するところから発送業務を行っている会社に業務委託するのが良いと思います。
業務委託料がかさむかもしれませんが、自社でメールをExcelに貼り付けてFaxする人件費よりは安く済むと思われます。その時間を別に振り向けるべきでは？

受注量が多くなってきたら通販サイト上で完結する仕組みに移行していかれればよいと思います。

＜追記＞
まだteratailで質問する段階ではないかも知れないので、
以下の記事を参考にマッチしたQAサイトに質問するのも良いかも知れません。
技術系Q&Aサイトのすゝめ

Comments

[nohohon]

ご回答頂きましてありがとうございます。

VBAもしくはpythonの質問に当たると思うのですが、推奨していない質問に該当するのでしょうか。
あまりに抽象的で導入的な部分だったもので、適していないということでしょうか。
本来なら基礎からある程度勉強して、その上で分からないことがあればコードを提示しつつ、質問というのが筋かと思いますが、専門業務として常に使用するわけではないので、あまり学習コストをかけられず、実現すべき全体像だけでも把握してからなんとか自分の力でやろうと思っていたので、このような質問になってしまいました。
ただ、必ずしもプログラミングを主な生業としていない方でも、私と同じようなことを実現したい方もいると思うので、ズレすぎている質問でもないと思いますが、teratailの方向性には合わないのでしょうか。

業務委託に関しては全くおっしゃるとおりですが、諸々の事情により委託できない状況なのです。
外注すればいい話ですが、それも出来ない立場と状況にあるので自分で組もうと思っています。

もう少し自分で調べて自分で組みながら本当に困った時に質問しようと思います。
専門の方々に対して、はじめから教えてもらおうという精神が強すぎた気がするので失礼だったなと反省しています。
ありがとうございました。

[nandymak]

プログラミング言語の選択という観点ではVBA、pythonどちらでも実現可能なので得意な方で、となってしまいます。具体的にどうすればよいかという話になれば、要件を確認してとプログラミング以前の話になるので、teratailではふさわしくないと思います。

実業務でお金のやり取りも発生するので、素人(失礼)が安易に作りこむのは危険だと思います。
業務量にもよりますが、自動化してしまうとブラックボックスになって属人化してしまう恐れもあり、
作成者がいなく(異動に)なったら変更できないことも予想されます。
例)消費税が変わって複雑な処理が増えたなど
それならいっそのこと、やっていることが見える方が引き継ぎが容易になります。

別の回答ですべてVBAで書くのが良いとのアドバイスがありますので、「実現すべき全体像」から少しづつ作り始めてわからないところ・エラーが出たなどの質問は歓迎されると思います。

[hihijiji]

nandymakさんに同意した上で
回答するほどではないので、ちょこっとお借りします。

目的が、「受注業務を効率化したい」ではなく
「受注業務を効率化をお題目として、プログラミングのスキルを身に着けたい」
だとしたら、推奨していない質問であることは変わらないまでも多くの賛同を得られるでしょう。
その場合は将来性、汎用性などから Python 一択です。

[nohohon]

なるほど、大変参考になりました。
ご丁寧に回答頂きましてありがとうございました。

いただいた意見を参考にしながら、この件についてはもう少し検討してみたいと思います。
また、なにかありましたら宜しくお願いいたします。

Answer 2

Officeに閉じて処理できそうなので、全部VBAで書くのでいいと思います。

Excelに比べると、OutlookやWordのVBA処理の参考になるサイトは少ないので、頑張ってください。

参考サイト：
Office Visual Basic for Applications (VBA) リファレンス | Microsoft Docs

Comments

[nohohon]

ご回答ありがとうございます。

やはりVBAで完結するのが良さそうですかね。
一からはちょっと大変そうですが頑張ってみます。
ありがとうございました。