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ExcelのDB運用について[初心者]

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morikawa0208

score 18

すごくざっくりした話です。
当方VBAも答えをコピペして多少直すくらいしかできず、プログラミングについても知識皆無です。
下記内容をどうにかしたいのですが、可能かどうか、実現する方法はないか
何か欲しくて質問させていただきます。
※タグは何か関係あるかもと思ってAccessとかSQL入れていますが現状使えません・・・

前提・実現したいこと

入力用Excelの内容をDB用Excelに飛ばして集計したい
その際に、できるだけ営業に意識させずに行いたい(飛ばすために準備が必要とか)

試したこと

・使用しているファイル
入力用Excel、DB兼集計用Excel
入力用は顧客の数だけExcelファイルがあり、DB用Excelは事務所の数だけ作る予定です

営業の入力用ExcelにDB兼集計用Excelへ内容を飛ばすVBAを作成(以前こちらで質問させてもらったものを修正)
集計業務を任されている営業が、DB用Excelを開いた状態にしてVBA作動
(他の人が間違えて営業の入力用Excelの編集中の内容を飛ばさないように)

今は試しで1つの営業所のみ上記運用を試しています

懸念点

・今はある程度PC使える人で試しているので、うまくいっているように見えるが、集計担当の営業負担が増えている気がする
→今までは顧客担当の営業が入力用Excelを見ながら集計用のExcelに手入力していたため、負担は分散されていたが間違いが多かった
=入力用Excelを閉じた時に自動で飛ばすか・・・でも内容途中で閉じたらまずい
DB用Excelからファイル名を指定して共有フォルダ内を検索して抜き出すのか・・・そもそもできるのか
できるだけ内容を飛ばしていることを意識させない方法があるのか・・・

・同時使用についても気になります  
→書いててふと思いましたが、①入力用Excel②DB用Excel③集計用Excelで分ければ問題ない・・・?

その他

やりたいことは頭にあるんですが、知識不足で解決方法が見つからないので
煩雑な内容になっていると思いますが、何かございましたらご教授頂けると助かります。

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回答 2

+1

今まで手動で行っていた作業を肩代わりするのなら、
入力データ → 出力プログラム → 出力データ
という関係で、出力プログラムをエクセルのVBAで行うからといって、出力データと一緒にする必要は無いし、逆に分離していた方が色々と使いまわしが可能になります。
分離することで必要になるのは、入力と出力のパスなどの指定を行わせることですけど、こちら(3種類の[ファイルを開く]ダイアログボックス)などを参考にすれば可能なことですし。

で、出力するプログラムについては、集計処理ということなので、集計の得意なSQLで行えるように、こちらのような方法で行う方法もありかと思います。

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  • 2017/10/03 17:31

    回答ありがとうございます!
    やはり各作業は分離したほうが後々もよさそうですね。試用期間に気づけて良かったです。

    入力出力のパスはできるだけ営業に選択させたくないため、現状は中に組み込んであります。
    こうすると保存場所とか上書きとかが怖いんですが…
    SQL文はじめて見ましたが、またVBAとも違う形ですね!
    頂いたリンク先ぱっと見るとわかってしまえば今より簡単にできそうなので勉強してみます!

    ありがとうございました!

    キャンセル

check解決した方法

0

解決というわけではありませんが、大まかは方向は見えてきたので
自分の覚えも兼ねて書いていきます。

今後は入力・DB・出力の大きく3つのExcel区分でファイルを作成する。
(入力→顧客シート、DB→分けるなら事務所ごとか、出力→各集計表)

飛ばす際のパス指定方法
VBA内にDBの保存場所を書き、自動で実行時に開いて終了時に閉じるようにして様子を見る
(飛んでないとか、エラーが出た時に営業から連絡くるのが怖いですが…)
入力→DBへは、以前質問した内容をアレンジして実装済み。
DB→出力は、フィルターオプションで対象月のコードのみ引っ張るとかでいいかな・・・

営業にはこの内容をなるべく意識させないようにと考えると、やはり隠すのがいいかなという判断
今は担当にあらかじめDBを開いてもらってから、転記実行してもらってる
(飛んだか分かるし、エラーも出ない)

こんな感じでいったん締めます。ありがとうございました!

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  • 2017/10/05 18:50

    DBファイルで出力結果をDBファイルにハイパーリンクでの一覧をシート追加で作成して、クリックしたら開くみたいにすると、「出来てないよ!」なんていう問い合わせも減りそうですね。

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  • 2017/10/06 11:48

    おぉ!いいですね!ありがとうございます。
    参考にさせていただきます!

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