Accessのレポートで、一部の項目だけを別に集計する方法

Question

前提・実現したいこと

Access(2007-2016)で、従業員の稼働時間を管理するデータベースを作成したいと思っています。
Accessのレポートで、一部の項目だけを別に集計する方法がわからず質問させていただきました。

詳細は以下のようになっております。

###詳細

〇テーブルは3つです

1.社員テーブル

社員ID:オートナンバー型
社員名：短いテキスト

社員ID 社員名
1 一郎
2 二郎
3 三郎
4 四郎
5 五郎

2.タスクテーブル

タスクID：オートナンバー型
タスク名：短いテキスト

タスクID タスク名
1 業務Ａ
2 業務Ｂ
3 業務Ｃ
4 業務Ｄ
5 業務Ｅ

3.稼働テーブル

稼働ID:オートナンバー
稼働日：日付型
社員ID：数値
タスクID:数値
稼働時間：数値

稼働ID 稼働日 社員ID タスクＩＤ 稼働時間
1 2020/07/01 1 1 2
2 2020/07/01 1 2 3
3 2020/07/01 3 2 2
4 2020/07/02 5 5 3
5 2020/07/02 5 4 4
6 2020/07/02 4 5 2
7 2020/07/03 3 1 2
8 2020/07/06 2 3 5

〇以上3つのテーブルからクロス集計を使って以下の「集計クエリ」を作成しました

稼働日 社員名 業務Ａ 業務Ｂ 業務Ｃ 業務Ｄ 業務Ｅ
2020/07/01 一郎 2 3
2020/07/01 三郎 2
2020/07/02 五郎 4 3
2020/07/02 四郎 2
2020/07/03 三郎 2
2020/07/06 二郎 5

このクエリを基にレポートを作成したとき、業務A,業務Bはそのまま表示して、業務C,業務D,業務Eを合わせて列名「その他」として合計表示させる方法はあるのでしょうか。

DSumを使うのかな…と考えたりもしたのですが、一部の項目のみを集計して、残りはそのまま表示させる方法がわからず止まってしまいました。

基本的な動きなのかもしれませんが、どうぞお知恵を貸していただけますと助かります。よろしくお願いいたします。

Answer 1

レポートであれば列名とかはラベルでどうとでもなると思うので
テキストボックスのコントロールソースに

「=nz([業務C],0)+nz([業務D],0)+nz([業務D],0)」
「=nz(sum([業務C]),0)+nz(sum([業務D]),0)+nz(sum([業務D]),0)」

とやればよいのでは？

Comments

[sazi]

Nz()は賢いので、演算の中で使用されると数値の0を返却してくれますから、省略しても大丈夫です。
その分、式が短くて済みます。

[sousuke]

「書いておけば文字か数字か意図しているほうがわかる」ので私は必ず記載しています。
ぶっちゃけ好みでいいかと思います。ほとんどミスしないのはわかっていますが、私は書く派ですね～

[ryoya_access]

ご回答いただきありがとうございます。確かに、レポートであればテキストボックスを置いて、数式を入力すればそこまで難しいことをせずに実現できますね…(汗。フォームとレポートが頭の中でごちゃごちゃになり、難しく考えすぎてしまっていました。ありがとうございました。

[sazi]

老婆心でコメントしておきますと、レポート内での集計は数に上限がありますので、多用はせず極力SQLで行う事をお薦めします。

[ryoya_access]

@sazi様 コメントいただきありがとうございます。今はAccessの機能に頼っていますが、今後SQLやAccessVBAについてもきちんと勉強する必要性を感じました。勉強になります、ありがとうございます。

Answer 2

タスクテーブルの代わりに以下のクエリーと結合するのが一番簡単だと思います。

select タスクID, iif(タスクid in (3,4,5), 'その他' , タスクテーブル.タスク名) as タスク名
from タスクテーブル

クロス集計をSQLビューで編集し、上記に置き換えることも可能です。

Comments

[ryoya_access]

ご回答いただきありがとうございます。恥ずかしながらまだSQLを使いこなせていないため、今回はsousuke様の回答をベストアンサーにさせていただきます。今後Accessを触るうえではSQLの勉強も必要になると思うので、sazi様が教えてくださった方法での解決も目指してみます。ありがとうございます。