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売上日 社員番号 商品番号 売上金額
2019/2/10 2200 99999 500,000
2019/2/10 2201 99999 100,000
2019/2/10 2202 99999 50,000
2019/2/10 2203 99999 70,000
2019/2/10 2204 99999 160,000
2019/2/10 2205 99999 250,000

現在は、
①:各社員ごとの売上合計が記載されている電子データを閲覧し、Excelファイルに手入力する。
※電子データシステムがデータのCSVやExcelファイルに出力することに対応していないため。
②:上記の表をExcelファイルからAccessテーブルに自動で取り込む【テーブルA】
③:テーブルに取り込み後、テーブルのコピーを作成する【テーブルB】
④:フォームを開くと、テーブルBのデータ【各社員ごとの合計額】と、テーブルAの合計額、テーブルB兼フォームに入力された金額の合計額が表示されています。
⑤:取引の明細が表示されたシステム【①とは別システム】を使用し、各社員ごとの売り上げを検索する。
※検索時に、社員番号を入力する必要があるため、1名ごとの明細検索となります。
⑥:検索結果をもとに、フォームにて上記表の金額と商品番号を修正する。
④:フォームで変更した内容をテーブルBに反映し、合計金額の表示を変更する

手動で変更した後のテーブルBがこちら

売上日 社員番号 商品番号 売上金額
2019/2/10 2200 12345 100,000
2019/2/10 2200 23456 250,000
2019/2/10 2200 34567 100,000
2019/2/10 2200 45678 50,000
2019/2/10 2201 12345 50,000
2019/2/10 2201 23456 50,000
2019/2/10 2202 12345 50,000
2019/2/10 2203 12345 70,000
2019/2/10 2204 12345 160,000
2019/2/10 2205 12345 250,000

※社員番号かつ商品番号で並び替えをしてあります。
現在のやり方だとテーブルAの合計額とテーブルBの合計額の表示が一致していない場合は、どの社員の明細入力が間違っているか1名ずつ検索しなおす必要があるため、すごく手間がかかっています。

わからないこと

上記のやり方を、金額を修正【合計金額よりも低い金額を入力】したら、自動で『変更した社員の合計額【テーブルAのレコード】 - 入力した金額【テーブルB・フォームのレコード】』をし、新しいレコードを作成して、社員番号と差額を自動でテーブルB・フォームに入力・表示するようにするにはどんな技術が必要でしょうか?

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回答 1

checkベストアンサー

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通常に考えるならば、

テーブルAを親、テーブルBを子としたサブフォームですね。
テーブルAのキー:売上日+社員番号
テーブルBのキー:売上日+社員番号+商品番号

社員番号/売上日を入力したら
明細にテーブルBから該当キーの商品番号/売上金額を表示させる感じだと思います。

この仕様の場合、
テーブルB.商品番号.99999の売上金額は、常にそれ以外の合計とテーブルA.商品番号.99999の売上金額との差分で更新する必要がありそうなのが、ネックなんですかね?(但し0以上の場合)
やろうと思えば、【確定】ボタンでも追加して、テーブルB.商品番号.99999への更新クエリを走らせればいいだけですが、何に使うのでしょうね?
もし仮に、予算と実績のような一覧表を作るのであれば、テーブルB.商品番号.99999レコードを作るまでもなく、集計してテーブルAと付き合わせればいいだけだと思いますが。もしかして画面でリアルタイムで見たいとかなのでしょうか?個人的には、その必要性が感じられません。

画面イメージ
ーーーーーーーーー
テーブルAエリア
ーーーーーーーーー
売上日[2019/2/10]
社員番号[2200]
商品番号:99999
売上金額:500,000
ーーーーーーーーー
明細(テーブルBエリア)
ーーーーーーーーー
売上日 社員番号 商品番号 売上金額
2019/2/10 2200 99999 0
2019/2/10 2200 12345 100,000
2019/2/10 2200 12345 100,000
2019/2/10 2200 23456 250,000
2019/2/10 2200 34567 100,000
2019/2/10 2200 45678 50,000
ーーーーーーーーー

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