スタートアップ（新興企業）における日報に関して

Question

お世話になっております。
このサービス内で質問する内容とは直接関係ないかもしれませんが、
企業で勤務されている皆様にお聞きしたいことがあります。

それは、皆様方の勤め先では、「日報」は導入されていますでしょうか？
また、日報を利用している目的、意味、メリット・デメリット等あればお聞きしたいです。

現在自分達の会社で、日報を書くという文化がまだ馴染んでおりません。

私自身、日報はその日の行動を振り返ることが出来、より良い行動にするためのツールだと考えています。
目標の達成度を認識することも可能ですし。

ただ、メンバーは必ず毎日書いていないという状況です。
（他のタスクに追われ、日報を書くのを忘れているのかなと。帰宅する前には書いてから帰るというメンバーもいますが、みんながみんなそうではありません。）

メンバーには、日報を書くメリットをいくつか伝えてはいるものの、
その場では書きます。と言いつつも、かけていない等。。

私の技量不足でしょうか。
向いていないのでしょうか。。

そこで、私の現在の状況を少しでも知って頂ければと。。

去年、前職に勤めていたメンバーと退職後、数名でIT企業を創業しました。
現在、まだまだ小さな企業ではありますが、最近は売り上げも立ち
メンバーも少しづつ増えてきており、私含めメンバーが約8人ほどいます。
（日本人エンジニア4、外国人エンジニア1、デザイナー1、マーケター1、データサイエンティスト1といった構成です。）

当初設立してサービスをローンチするまで、開発周りは全て私一人で行ってきました。（その時は代表、デザイナー、私の3名でした「iOS/Android/Web/サーバ 全般 を担当」）

現在は、エンジニアが増えてきたので、他のエンジニアに開発を少しずつ任せ、
私自身開発にフルコミットという形ではなく、社内メンバーをマネジメントしていたりその他の業務をしております。
（※開発もしております。）

長くなりましたが、
皆様方の勤め先では、日報は導入されていますでしょうか？
また、日報を利用している目的、意味、メリット・デメリット等あればお聞きしたいです。

宜しくお願い致します。
今後の参考にさせて頂ければと。

Answer 1

【目的】

　日報は、メンバが上長に1日の作業内容を報告させるものです。PDCAサイクルは、Plan（計画）→ Do（実行）→ Check（評価）→ Action（改善）であり、日報には、PDCAの情報が含まれていなければなりません。当然、必要な場合、メンバは、電話、メール、口頭等で随時、上長に現状を報告しなければなりません。又、その報告内容は日報に必ず転記させた方がトラブル防止になります。不備があったら、上長が日報に追記すべきです。

【意味】

　通常、IT企業はWBS、ガントチャート、実行計画書等を作成していることでしょう。サブリーダ役、メンバ毎に計画を立てさせ、実行後、自己評価させ、改善案を提示させます。ただし、計画立案出来ないメンバに対しては、上長がガントチャート、実行計画書を作成し、新人メンバに渡した方が良いかも知れません。又、上長は日報の雛形を示し、記入例を明示させた上で、運用させなければなりません。日報の提出が遅れるのは計画が不明確なのか、又はメンバが計画を理解していない事を上長は理解しなければなりません。計画段階の不明点を洗い出す為には、上長が個別にメンバにヒアリングすべきです。１クール運用後は、上長はWBSの全容を把握しているはずです。2クール目は、メンバからサブリーダ役を選び、徐々にメンバ自ら計画を立てさせ、WBS、ガントチャート、実行計画書を作れるようになって行けば、日報の記載内容が明確になっているので、報告が遅れる事は減る事でしょう。何をやるべきだったのか、不明確のままで１日を過ごしていれば、反省する事すら出来ない。計画に対し、進捗が記載されていない報告は意味がありません。

【メリット】

　上長が責任を負う為に、報告・連絡・相談の一環として、日報は必要不可欠です。更に目標管理としても位置付け、賞与査定、昇給査定の入力情報として位置付け、メンバにも告知すべきです。ただし、大手IT企業は別の方法で運用している場合があるでしょう。それを調べ、実施するのは経営者及び中間管理者の責任です。

【デメリット】

　もし、チェックの仕組みが無く、インシデントが発生したら、メンバに対し、a)懲戒解雇 b)出勤停止 c)減給 d)譴責 e)降格・降級 f)諭旨退職などの処分が発生する事を覚悟しなければなりません。以下のサイトも参考にしてください。

否定派が6割…嫌われ者の「日報」も活用次第で売上が上がる?!
http://news.mynavi.jp/articles/2014/06/30/gamba-140625/

日報を社内SNSに代替→サイボーズLive
https://live.cybozu.co.jp

Answer 2

新人の頃に書いてましたよ。あの頃は、全然メリットを感じられませんが、現状を考えると重要なこと要素がたくさん含まれていたんだなと思います。

・目的:
書く側は自分の作業について、簡潔に整理し、問題点を洗い出し、共有すべき情報をまとめる。さらに適切な相手に発信を行う。
読む側は日報に対して自分がするべき、またはできることをリアクションする。

・メリット
最新情報で共有できます。
技術の共有ができます。
文書化することでこまかな反省ができ、次回への糧になります。
・デメリット
時間が取られます。

最近では、朝会の方が多いような気がします。一人2分以内と決めて、前日作業、当日予定、問題共有などなどを簡潔に話すといった内容です。もちまわりで書記がいます。

Answer 3

日報、いいですよね。僕も好きです。最初に入社した会社では、日報を書くと2年目の先輩が見てコメントをくれました。その2年目の先輩が可愛かったんですよね。もー、「ぼくこんなにがんばっちゃいましたー。」っていう勢いで色々書いてたら、紙面で褒めてくれたので、結構続きました。
今も書いているか、と言えば書いていない事は多いです。というのも、スクラムを実践していたので、朝会で事足りるんですよね。リモートメンバーが絡むときはブログに「昨日やったこと」「今日やること」「困ったこと」を書いて共有してました。日報を書いた時のメリットはよくわかってます。

• 作業の内容をふりかえる事ができるので、次回似たような作業をした時の時間を見積もりやすい
• 困ったことを書き出してみると、課題を目の当たりにできるので、解決しやすくなる
• 今日どこまでやるのかゴールを明示できるので、そこまで頑張ろう感がある

ですね。反面デメリットは、「何を書いたらいいのか最初はわからないので時間がかかる」事でしょうか。
なんにせよ、1人でふりかえるための日報だとあんまりうれしさが実感できないと思うんですよね。

回答になっているかはわかりませんが、日報はいいプラクティスだと思います。