個人書類PDFを一括で大量に自動作成したい

Question

プルダウンで名前を選択すると、
選択した名前から情報を検索し、自動で請求書を作成する（vlookupなどを使用し、名前で検索する）システムを作りました。

しかし、100名以上の書類を作る場合、ひとりひとりを選択して印刷するのはとても手間です。

こう言った場合、普通どんなシステムを組むのでしょうか？？

やりたいのは、全顧客の必要情報をまとめたスプレッドシートのデータを使って個人書類を作成し、簡単に全顧客分のPDFを作成することです。

良い提案があればご教示ください。

コード１

  //PDFの保存先
  //★★★フォルダーIDを入力してください★★★
  let folderId = "＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊";

  //アクティブなスプレッドシートを取得する
  let ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();

  //スプレッドシートIDを取得する
  let ssId = ss.getId();

  //シートIDを取得する
  let shId = ss.getActiveSheet().getSheetId();

  //D4セルを取得する
  let fileNum = ss.getActiveSheet().getRange("D4").getValue();

  //★★★PDFのファイル名を入力してください★★★
  //※ポイント: ファイル名が重複しないようにしましょう
  let fileName = fileNum;
  
  //関数createPdfを実行し、PDFを作成して保存する
  createPdf(folderId, ssId, shId, fileName);
}

//PDFを作成し指定したフォルダーに保存する関数
//以下4つの引数を指定する必要がある
//1: フォルダーID (folderId)
//2: スプレッドシートID (ssId)
//3: シートID (shId)
//4: ファイル名 (fileName)
function createPdf(folderId, ssId, shId, fileName){
  //PDFを作成するためのベースとなるURL
  let baseUrl = "https://docs.google.com/spreadsheets/d/"
          +  ssId
          + "/export?gid="
          + shId;
 
  //★★★自由にカスタマイズしてください★★★
  //PDFのオプションを指定
  let pdfOptions = "&exportFormat=pdf&format=pdf"
              + "&size=A4" //用紙サイズ (A4)
              + "&portrait=false"  //用紙の向き true: 縦向き / false: 横向き
              + "&fitw=true"  //ページ幅を用紙にフィットさせるか true: フィットさせる / false: 原寸大
              + "&top_margin=0.50" //上の余白
              + "&right_margin=0.50" //右の余白
              + "&bottom_margin=0.50" //下の余白
              + "&left_margin=0.50" //左の余白
              + "&horizontal_alignment=CENTER" //水平方向の位置
              + "&vertical_alignment=TOP" //垂直方向の位置
              + "&printtitle=false" //スプレッドシート名の表示有無
              + "&sheetnames=false" //シート名の表示有無
              + "&gridlines=false" //グリッドラインの表示有無
              + "&fzr=false" //固定行の表示有無
              + "&fzc=false" //固定列の表示有無;

  //PDFを作成するためのURL
  let url = baseUrl + pdfOptions;

  //アクセストークンを取得する
  let token = ScriptApp.getOAuthToken();

  //headersにアクセストークンを格納する
  let options = {
    headers: {
        'Authorization': 'Bearer ' +  token
    }
  };
 
  //PDFを作成する
  let blob = UrlFetchApp.fetch(url, options).getBlob().setName(fileName + '.pdf');

  //PDFの保存先フォルダー
  //フォルダーIDは引数のfolderIdを使用します
  let folder = DriveApp.getFolderById(folderId);

  //PDFを指定したフォルダに保存する
  folder.createFile(blob);
}

コード２

  let ui = SpreadsheetApp.getUi()
  
  //メニュー名を決定
  //★★★メニュー名は好きなものに置き換えてください★★★
  let menu = ui.createMenu("GAS実行");
  
  //メニューに実行ボタン名と関数を割り当て
  //★★★実行ボタン名は好きなものに置き換えてください★★★
  menu.addItem("PDF作成","savePdf");
  
  //スプレッドシートに反映
  menu.addToUi();
}

エラー文↓

Answer 1

ソースコードを追記していただく前の回答

「システム」というか、流れ／考え方としては下記のようになるでしょうか。

（質問では具体的なコードが全く提示されていないので、こちらの回答としても具体的なコードでは示せませんが）
＜やりたいこと＞
複数の対象を"指定"し、それぞれの請求書pdfを作成する。

＜現状の課題＞
対象の指定を「ひとりひとりを、プルダウンから選択する」という作業で行っているが、これが煩雑であること。
↓
＜解決案＞
対象の指定を「一括で」できればよい。

＜現状の実装＞
今のプログラムがたとえば下記のようになっていると仮定する。
①プルダウンのセルの変更をトリガーで検知
②変更されたプルダウンのセルの名前を読み取る
③②で得られた名前を請求書作成関数のパラメータに設定して呼び出す。
④請求書作成関数の中で指定された引数の名前を持つ請求書pdfを作成する。

＜修正実装方針＞
これを下記のように修正する。
①請求書pdfを作成したい複数の名前を入力するシートを用意する。
②　①のシートに、請求書pdfを作成したい対象の名前を、あらかじめ全部入力しておく。
③ ボタンを押すと④以降を実行するように設定しておく
④ （処理本体）for文で　①から作成対象の名前を１つずつ取得し、請求書pdf作成関数のパラメータに設定して渡す。
⑤ 請求書作成関数の中で指定された引数の名前を持つ請求書pdfを作成する。
⑥ ④～⑤の処理について、最後の名前に到達するまで繰り返す。

---

上記により、「課題を解決する処理」を、単純な作業に分解しました。
あとは
・ボタンを押すと指定したスクリプトを実行するような設定
・for文の基本的な使用法
・指定したシートから指定したセルのデータを読み取るコード
・請求書pdfを作成する具体的なコード
をそれぞれ実装して、つなげればよいだけです。

---

ソースコードを追記していただいた後の回答

下記の部分が「プルダウンのセルから出力対象となる名前を取得する部分」になっています。

  //D4セルを取得する
  let fileNum = ss.getActiveSheet().getRange("D4").getValue();

したがって、この部分を、「入力シートから１つずつ名前を取得してcreatePdf関数に渡す処理」に変えればよいということになります。

・準備
①D4セルにプルダウンのあるシートの名前を「PDF」に変えてください。
②スプレッドシート内に名前一覧を入力するシートを新規作成し、名前を「リスト」に変えてください。
③　②の「リスト」シートのA列1行目から、PDF出力したい名前を入力してください。
④ プルダウンに入力規則が設定されているままだと実行時にエラーになる可能性があるので、PDFシートのD4セルのプルダウンは解除（削除）しておいてください。

コードを下記のように直します。

コード１

function savePdf() {
  //PDFの保存先
  let folderId = "＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊";

  let ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();

  let ssId = ss.getId();

  // 名前リストシートの名前
  const listSheetName = 'リスト';
  const shList = ss.getSheetByName(listSheetName);
  // PDFテンプレートシートの名前
  const pdfSheetName = 'PDF';
  const shPdf = ss.getSheetByName(pdfSheetName);

  if (shList == null) {
    console.log(`シート「${listSheetName}」が見つかりません。`);
    Browser.msgBox(`シート「${listSheetName}」が見つかりません。`);
    return;
  }

  if (shPdf == null) {
    console.log(`シート「${pdfSheetName}」が見つかりません。`);
    Browser.msgBox(`シート「${pdfSheetName}」が見つかりません。`);
    return;
  }

  const shId = shPdf.getSheetId();
  const names = shList.getRange(1, 1, shList.getLastRow(), 1).getValues().flat();

  // リストから1つずつ名前を読み取って実行する
  for (const name of names) {
    // D4セルに名前を入力
    shPdf.getRange('D4').setValue(name);
    SpreadsheetApp.flush();
    //関数createPdfを実行し、PDFを作成して保存する
    createPdf(folderId, ssId, shId, name);
    console.log(`ファイル名「${name}.pdf」を生成しました。`);
  }
}

//PDFを作成し指定したフォルダーに保存する関数
//以下4つの引数を指定する必要がある
//1: フォルダーID (folderId)
//2: スプレッドシートID (ssId)
//3: シートID (shId)
//4: ファイル名 (fileName)
function createPdf(folderId, ssId, shId, fileName) {
  //PDFを作成するためのベースとなるURL
  let baseUrl = "https://docs.google.com/spreadsheets/d/"
    + ssId
    + "/export?gid="
    + shId;

  //★★★自由にカスタマイズしてください★★★
  //PDFのオプションを指定
  let pdfOptions = "&exportFormat=pdf&format=pdf"
    + "&size=A4" //用紙サイズ (A4)
    + "&portrait=false"  //用紙の向き true: 縦向き / false: 横向き
    + "&fitw=true"  //ページ幅を用紙にフィットさせるか true: フィットさせる / false: 原寸大
    + "&top_margin=0.50" //上の余白
    + "&right_margin=0.50" //右の余白
    + "&bottom_margin=0.50" //下の余白
    + "&left_margin=0.50" //左の余白
    + "&horizontal_alignment=CENTER" //水平方向の位置
    + "&vertical_alignment=TOP" //垂直方向の位置
    + "&printtitle=false" //スプレッドシート名の表示有無
    + "&sheetnames=false" //シート名の表示有無
    + "&gridlines=false" //グリッドラインの表示有無
    + "&fzr=false" //固定行の表示有無
    + "&fzc=false" //固定列の表示有無;

  //PDFを作成するためのURL
  let url = baseUrl + pdfOptions;

  //アクセストークンを取得する
  let token = ScriptApp.getOAuthToken();

  //headersにアクセストークンを格納する
  let options = {
    headers: {
      'Authorization': 'Bearer ' + token
    }
  };

  //PDFを作成する
  let blob = UrlFetchApp.fetch(url, options).getBlob().setName(fileName + '.pdf');

  //PDFの保存先フォルダー
  //フォルダーIDは引数のfolderIdを使用します
  let folder = DriveApp.getFolderById(folderId);

  //PDFを指定したフォルダに保存する
  folder.createFile(blob);
}

コード２

function onOpen() {
  let ui = SpreadsheetApp.getUi()
  
  //メニュー名を決定
  //★★★メニュー名は好きなものに置き換えてください★★★
  let menu = ui.createMenu("GAS実行");
  
  //メニューに実行ボタン名と関数を割り当て
  //★★★実行ボタン名は好きなものに置き換えてください★★★
  menu.addItem("PDF作成","savePdf");
  
  //スプレッドシートに反映
  menu.addToUi();
}

あとは、上記を保存して、スプレッドシートを開きなおし、メニューの「GAS実行」→「PDF作成」を実行します。

Comments

[shiyuh]

ご返答ありがとうございます。
元の投稿に追記したのですが、現在二つのコードを使ってPDF作成ボタンを実装し、プルダウンで名前を選択した後、そのボタンを押して一つ一つ作ってる状況です。（プルダウン選択だけで書類自体は完成する）

これをワンクリックで自動で全て作成できたら・・と思ったのですが、初心者すぎてfor文を活用する方法もよくわからないです・・・サンプルコードなどあれば教えていただきたいです。。。。。

（PDF作成実装ボタンはネットで拾った情報をもとに作りました）

[shiyuh]

・・・続き

ロジック自体は理解しました。”名簿シート”を新たに作り、プルダウン作成時に引っ張ってきてるデータを貼り、”名簿シート”の列データをもとにfor分でプルダウンの内容を変えていってPDFを自動作成するということだと思うのですが・・・具体的なコードがどう書いたら良いかわからず・・・

[退会済みユーザー]

確認なのですが、プルダウンのD4セルの内容が、同じシートの他のセルに計算式等でリンクされていて、
シートの内容が自動的に変わるようになっていたりしますか？

[shiyuh]

はい。D4セルの内容を、同シート内の計算式でリンクさせています！

[退会済みユーザー]

回答追記しました。確認よろしくお願いします。

[shiyuh]

バタついておりお返事遅くなりました＞＜
今試してみたところ、都有までは順調に進んだのですが、６枚目が書き出されたあたりで、以下のエラーが発生いたしました。。。解決方法はありますでしょうか？？

エラー文①↓
Exception: https://docs.google.com のリクエストに失敗しました（エラー: 429）。

エラー文詳細を開くと・・・（元の質問に追記してます。）

[shiyuh]

調べてみたとこと処理の多さでエラーになってたみたいですね・・・

//PDFを指定したフォルダに保存する
folder.createFile(blob);
}
の後に
Utilities.sleep(10000);

を追加したところ正常に動作しました！！

今回も大変助かりました！！
いつもありがとうございます（泣）

またお願いいたします！！