【GAS】複製されたスプレッドのGASの承認を回避したい

Question

決まった書式の帳票を　案件ごとに担当者が作成→上長1→上長2→承認者　のように回覧する業務フローがあります。
紙で回していた上記フローを、スプレッドシートを使って電子化＋回覧連絡をGmailで行う　に変換しようとしています。

担当者が行う以下は実現できました。
～～～～
帳票フォーマットのスプレッドに必要事項を入力後、「タイトルを案件名に変えて別スプレッドとして
所定のドライブに保存し、上長へメールで確認依頼」をGASで自動処理。
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次の「上長→承認者へのメール連絡」の部分を、スプレッド上にボタンを作りGASで1クリック化したいのですが、
案件ごとにスプレッドを複製するので、毎回GASの承認が必要になってしまい、実質的に1クリック化ができません。

回避方法はないでしょうか？
例えば
・ドメイン内の人であればGASの承認をパスできる
・スタンドアロンスクリプトを使えば実現できる
でしょうか？

もしくは　こういう方法であれば構築できるでは　といったヒント・アドバイスでも構いません。

ご指導のほど、よろしくお願いします。

Answer 1

もう解決済みとなってるので参考程度に。
papinianus さんが書かれている通り、ベストはワークフローを導入することです。
安価なクラウドベースのグループウェアに付いてくるワークフロー機能もそれなりにつかえますし。

ただ、社内のペーパレス化、ワークフロー導入のきっかけ作りってことであれば、
以下のような方法で「上長のワンクリック」に近いことはできるかもしれません。
ただし逆に担当者はGAS承認が毎回発生します。上長対策ってとこです。

やり方としては、

・帳票フォーマット はスプレッドシートの社内テンプレートに入れておく
・担当者が作成した後、別スプレッドシートではなく作成したスプレッドシートそのものを
「タイトルを案件名に変えて所定のドライブに保存し、上長へメールで確認依頼」とする。
（この時、担当者は 毎回GASの承認が必要となる。）
・上長の承認・上申 はボタンでなく、どこかのセルにプルダウンを設定して
「承認」に切り替える手法をとり、 onEditでスクリプトを実行させる。

ボタンで実行だと人毎に承認が必要ですが、onEditは 他の人が一度承認していれば 動いたと記憶してます。

Answer 2

・ドメイン内の人であればGASの承認をパスできる

これは無理だと思います。この前提で、上長が毎回別のスプレッドシートにある(従って別の)ボタンを押す以上、承認は必須だと推測します。

上長が何のために押すか、から業務を整理したほうがいいと思います。1 クリックですませたいとのことですが、そもそもクリックする意味がありますか?ハンコならまだ物理的な意味がありましたが、ボタンを押す意味って何ですか?何らかのデータ書き込みがなされるとして、証跡として意味ありますか?

実用性の高い方から候補を考えると、

• グループウェアを使う
• スプレッドシートで管理するのではなく、シートで管理する
• 担当者が作業しているスプレッドシートから web アプリとして html 画面を作る
• 担当者が作業しているスプレッドシートで、時間主導トリガーでデータ変更を監視し、ボタンに連動する何らかのデータ書き込みを確認して処理を行う
• 全員に一気に送信する

Comments

[teraskf249]

返答遅れまして申し訳ありません。

やはり無理ですか。。。承知しました。
今の紙でやっているフローから大きく変えると社内のアレルギーが強そうなので、まずは書類のフォーマットはそのままに、ハンコを電子印に、紙の受け渡しをメールに変更できればと思い、「次の人への受け渡しは1クリックでメール送信して終わり」を変更への説得材料にしようと考えていました。

ご提案いただいた内容も含め、もう一度全体を見て考えてみます。
ご回答ありがとうございました。