質問編集履歴
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質問が丸投げのようとのことでしたので、質問のポイントを絞りました。
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ファイルサーバに連携されているデータベースとは？
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現在、大昔に作られたサーバ（物理的なWindowsマシン）に、資料（Word,excel,pdf,jpeg)を保存・共有しています。
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サーバシステムはユーザー名とパスワードのアカウントが必要なシステムです。
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サーバシステムには、PostgreSQLというデータベースが連携されているようなのですが、このデータベースは、アカウント情報を管理しているのでしょうか？
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職場の資料（Word,excel,pdf,jpeg)を保存・共有しています。
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ベンダーへの保守運用コストが高く、在宅勤務にも対応したいので、
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Office365等のクラウドのシステムに移行を考えようかと話しが出始めています。
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システムとデータの移行を前提に、
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フォルダ（ディレクトリ）の整理の仕方や、
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保存データのタイトル付け、等、
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使い方・整理・対応しておくとよいことがあればアドバイスいただけましたら幸いです。
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また、現在ディスクの容量が小さい為、WordやPDFを主に保存して使用しておりますが、
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動画やCADといったデータも合わせて使えるようにしたいです。
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Sharepoint以外におすすめのセキュリティが堅牢な、クラウドのファイル共有サービスございますでしょうか？
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そして、別システムに移行する際、どのようにデータ移行をすればよいのでしょうか？
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### 発生している問題
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・移行する際、予算がなくなっているので、ベンダーに頼まずに、自分たちで行うことになりそう。
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それとも、ファイルサーバやWindowsのエクスプローラ等に保存された、word,excelといったデータの大元が、データベースに保存されるのでしょうか？
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・現在保存しているファイル名やフォルダ名は、ほとんど日本語。
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・ファイル名の名前の付け方に特にルール設けていない。（日付が入っていたり、入っていなかったり。等）
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・フォルダの数が多く、フォルダ階層も深い。
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・フォルダ・ファイルの権限は、部署や職員ごとにばらばらの権限が設定されている。
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・社内だけでなく、出張先等国内外から資料にアクセスできるようにしたい。
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・検索してもなかなか思うような資料にすぐにアクセスできないので、検索性をアップさせたい。
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### 補足情報（FW/ツールのバージョンなど）
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・現在使っているシステムのサーバ：WindowsServer2012R2
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・現在使っているサーバのデータベース：PostgreSQL
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・移行を考えているファイル共有システム：Office365のSharepointとonenoteとTeams
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どうぞよろしくお願いいたします。
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オンプレミスの文書資料ファイル保存システムからSharepoint等別システムへのデータ移行のために必要な対応
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オンプレミスの文書資料ファイル保存システムからSharepoint等別システムへのデータ移行のために必要な対応とデータ移行方法
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そして、別システムに移行する際、どのようにデータ移行をすればよいのでしょうか？
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### 発生している問題
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・移行する際、予算がなくなっているので、ベンダーに頼まずに、自分たちで行うことになりそう。
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・社内だけでなく、出張先等国内外から資料にアクセスできるようにしたい。
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・検索してもなかなか思うような資料にすぐにアクセスできないので、検索性をアップさせたい。
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### 補足情報（FW/ツールのバージョンなど）
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