方法はだいたい四つです。
- G SuiteやOffice 365(or Exchange Onlineのみ)などの総合クラウドサービス。
従業員数分のライセンス費が必要です。逆に考えれば、従業員一人あたりの値段が固定になります。MS Officeを個別に買っているなら、Office365の導入も視野に入れても良いかもしれません。
2. Amazon SESなどのメール専用クラウドサービス。
メール量による従量課金です。従業員数が変わらなくても、取引量が多くなればそれだけお金がかかります。逆に、ほとんどメールのやり取りをしない場合は格安になるかも知れません。
3. メールが使えるレンタルサーバーやVPS、IaaSクラウドサービス。
基本的には料金固定です。しかし、スパム業者の利用を防止するため、一日あたりのメール送信数に制限がある場合があるので注意が必要です。自分でPostfix等を設定する必要があります。
4. オンプレミス。
自社にサーバーを立てる方法です。固定IPアドレスが必要、ハードが必要、構築が必要など初期費用が高く、既に自社内にサーバーが無い限り、導入は余りお勧めしません。ただし、完全に料金固定であり、制限も一切ありません。ただ、性能が足りなくなった場合は追加費用が発生し、ハードの保守は長くても5年程度なので、数年おきにリプレースも必要です。運用費も0ではなく、ハード保守費用だけで無く、日々の運用保守費用(運用保守担当に社員をあてても、それは無料ではありません。人件費or委託業者への保守費がいります)が必要です。他とは違って、他社にデータを預けるわけでは無いということも一つのメリットです(かといって、機密性が高くなるかは運用保守状況によります)。
個人的には、どうせMS Officeを使うならOffice 365 Business Premiumが、使わないならG Suite Basic/Businessが良いのでは無いかと思っています。また、Active Directoryでユーザーを管理するなら、Office 365の方が同期やシングルサインオンはしやすくなります(G Suiteもできないこと無いのですが、色々入れないと無理だったはず)。メールだけのサービスと考えず、その他のサービスも含めて総合的に判断するのがいいかと思います。
従業員数に比べてメールのやり取りがほとんど無いというのであれば、Amazon SESなどの従量課金も視野に入れて良いかもしれません(Amazon SESはAWS上のサービスでメールを使うためのサービスという意味合いが強い気がします)。ただ、請求は毎月変わり、ある程度運用しないと予測がし難いので注意が必要です。
レンサバやVPSは、単なるハードの間借りですので、設定の保守という面ではオンプレミスとあまり変わりありません。内部での運用になりますので、セキュリティに詳しい人がいない限り避けた方が良いでしょう。
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