社内データやりとりの改善について 何を勉強すればよいか？

Question

前提・実現したいこと

営業の資料作成にかける時間を短縮したい

営業が契約を取ってくる→どこかのタイミングで「なるべく意識させずに」データベースへ転記して蓄積したい
営業は個々のPCを持っており、共有フォルダ内で書類のやり取りをしている
実現するためには何を勉強すればいいか？

(現状)
契約→Excelで情報入力・確認→データベースでの保管が無いため、週次資料や月次資料の作成は手入力や探してコピペしてる
そのExcelも契約内容によって計算方法が変わったりするので、ひな形が20個くらいある→メンテナンスがスーパー面倒

やってみたこと、懸念点

〇契約時のExcelにボタンをつけて、Excelで作ったデータベース(並べてるだけ・・・)に飛ぶようにして1部署だけ試してみた
＝たまたま任せた人の理解が高く、使えてはいる・・・？が、その担当者が結局探してボタンを押して、転記処理している。
(懸念点)
・こちら側の話ですが、営業と事務方の勤務体系が違うので、営業側に転記の処理を行ってもらわないといけない(月曜朝欲しいが、こっちは土日休み)
・今は福岡だけで転記処理をしているので同時アクセスは発生しないが、今後熊本や沖縄など他拠点も運用するとなるとExcelで使用に耐えるか
・全体でやるとなると、今の担当者ひとりに任せるのは難しいので営業個々で転記処理してもらうが、今の運用(Excel)だと絶対忘れるヤツが居る
作成途中だから～ネット環境ないから～急いでるから～今はボタン押さないッッ！

考えてみたこと、懸念点

〇入力ツールを作って(Access?なんかプログラム？)、登録ボタンを押さないと保存されない。登録を押したら共有フォルダ内のデータベースに接続して、内容を転記する
〇共有フォルダ内にツールを置いて、登録する時はそれを開いて入力するようにする(ローカルで操作させない)
(懸念点)
・個人でそんなの作れるの・・・？こんなん作ったら売れるんじゃないの・・・？
・オフラインだった時、次回起動時に同期をとるというか、保存されてない内容を保存できる？
・みんなが気にせず、同時アクセスして問題ないプログラムとか何か方法ある？

雑記

テラテイルではいつも勉強させて頂いて、私個人では当初より効率化がかなり進んでます。いつもありがとうございます！
ただ営業は書類作成に頭を悩ませ、時間をかけ、同じ内容を何度も色んなExcelに入力してる現状です。
いつも何とかしたいとは思っていますが、実現したい内容が定まっていないのと、通常業務に追われズルズルと時間が経ってしまい・・・

そんなん作れたら企業レベルだし個人だと難しいとか、何か分かればと思います。
運用方法とか丸投げするのもどうかとは思いますが、どうしても知識が足りないため皆様の力をお借りしたいです。
何卒よろしくお願いします。

ベストアンサー選択後の取り組み

行いたい内容、私の現状の実力、コスト面等考えて、Googleスプレッドシートを検討してみることにします。
ありがとうございました！

また、書きたい内容が整理されずに書いたせいか、プログラミングとは関係ない質問となりすみませんでした。
それでも意図をくみ取って考えて頂いて、ご回答本当にありがとうございました。
今後は具体的にこの処理は可か不可か、実現可能か等もうちょっと詰めて質問するようにいたします。
またこれからもよろしくお願いします！

Answer 1

https://teratail.com/questions/117604

では、googleスプレッドシートはどうか？というのがありました。
選択候補としては、かなりいいかと。

あと予算についてですが、morikawa0208さんの人件費＋学習コストと、製品のコストの比較や
業務が止まるトラブルによる損失の可能性も考えて、本当に自前でやった方がコストが安いかを
判断したほうが良いです。

Comments

[morikawa0208]

おぉ似たような質問が・・・下調べせず質問しちゃってすみません。
googleスプレッドシート良さそうですね！
いま隙間で色々流し見してますが、個人情報を含んじゃうのでその点どうかというところ調べなきゃですね・・・
私の中ではやりたいことはデータの蓄積くらいだと考えていたので、コスト面はあまり考慮してなかったんですが、その点も再考する必要がありますね・・・回答ありがとうございました！

Answer 2

・全体でやるとなると、今の担当者ひとりに任せるのは難しいので営業個々で転記処理してもらうが、今の運用(Excel)だと絶対忘れるヤツが居る
作成途中だから～ネット環境ないから～急いでるから～今はボタン押さないッッ！

先ずは業務フローを確立してから、システム化して効率が上がりそうなところを検討した方が良いかと思います。

報告を末端に任せると、数字が違ったりして結局、営業と事務方のやり取りが発生しそうな気がします。

このようなケースの場合、営業の報告内容に責任を持つ人が承認を行ってから報告というのが処方になるかと思います。

その業務フローが現在と違うなら、まずはそこから改善です。
そうでなければ、自動化しても使われないだけになってしまいます。

その際に、システムによる効率化を合わせて提案すれば、ひょっとして予算や専任者が配属されるなど副次効果もあるかもしれません。

Comments

[morikawa0208]

現状、契約単位で営業→各地域責任者→営業部長まで確認してからこちらにまわってくるので、最終確認として部長に転記処理してもらおうかなとも考えたんですが、結局おっしゃられる通り数字違いのまま回ってきて営業に修正してもらって、最初に営業部長が確認した数字とは異なる状況が多々あります。
(契約毎のExcelが多すぎて端数処理とか内税外税処理が違ったり・・・これはまた別の問題ですが)

しかも今は上でチェックした「正解」の数字を蓄積せず、契約ごと報告の次にある、週次報告とかも営業や地域責任者が手で入力したりしてるので、チェック済みなのに部長が「数字違うやないか」って場面が多くて非常に時間の無駄だと感じてまして・・・この部分をどうにか軽減できないかと、なるべく意識させずに蓄積させる方法はないものかと探しておりますm(_ _)m

[sazi]

そういうことなら、承認済みのその転記先の数字がロックされる仕組みが必要ですね。

[morikawa0208]

考えるほど色々な対策が必要ですね…それらの内容や今の私の実力では個人で作るのは難しそうですね…

いま自分にできそうな道は見えたので質問して良かったです！
いつも回答ありがとうございます！

Answer 3

予算はついていますか？
お金はかかってしまいますが、kintoneやSalesforceあたりは、あまりスキルや知識が無くても
簡単にデータベースを作る事が出来ますよ。
どちらもオフラインでの利用が出来るアプリもあるので、おススメです。

個人で作るのであれば、Accessで作るのが良いのかな~

Comments

[morikawa0208]

回答ありがとうございます。
予算・・・ついてません;0;
そういうものにお金を出すのが嫌なのか、このご時世に基幹業務もExcelを駆使してます・・・
そんな中少しでも改善できればと日々もんもんと悩んでおります・・・

Accessもここで勉強させてもらって自分では使えてるんですが、会社全体で同時アクセス環境になったときが運用に耐えられないんじゃないかと不安で・・・何か逃げ道があって可能なら作りたいですね＞＜