プロジェクトの共有フォルダの運用について

Question

プロジェクトで使用している共有フォルダを運用ルールを一から見直し、整理しようと考えているのですが、以下の2点についてアドバイスいただけないでしょうか。

• どういうフォルダの構成すべきか
• 共有フォルダの利用にあたり、設定すべきルール

Answer 1

どういうフォルダの構成すべきか

特定の環境に依存しない、一般的な広い話ですよね。
担当者によって分ける、時系列で分ける、処理によって分ける、など、
いろいろな考えはありますが、データ構造で大別するのが私の好みです。
考えを押しつけるわけではありませんが、どんなメリットがあるか説明していきましょう。

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つまり、文章と画像を一緒にする分け方もありますが、
基本的に画像は画像で分けるみたいな考え方です。データ中心です。

なぜそうするか。まず、変更の頻度が少ない方が楽ですよね。
フォルダ構成が変化したときに、つじつまを合わせる単調作業はだるい。

ここで、他の分け方は時間とともに、区分が変化していくことがありえます。
しかし、いつのまにか画像がテキストやコードになったりすることはありえないので、
変更の頻度を下げるために、データ構造を基本に分類したいと考えています。

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また、文章や画像がひとつのフォルダにまとまっていると、
ツールでの一括処理がしやすいとか、いろいろな利便性があります。

もしかしたら、データによる分類には違和感があるかもしれませんが、
共有部分では、あまり細かくフォルダを分けると、ファイルが探しにくい。

ひとりだとフォルダを深く掘っても簡単に見つかりますが、
複数人の場合には、フォルダ分けの基準が人によって異なります。
「こんな分け方したら、見つかるわけないだろ」という場合があります。

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といって、分類のルールをすごく細かくすると、守るのが面倒だし、
ルールから外れていたときに見落としたりします。
データだと誰でも客観的に分けられるので、分類が容易になります。

探すときにも、名前が出てこないときはよくありますが、
「あの表が欲しい」みたいに、データの種類は最初から
分かっていることが多いので、探しやすくもあります。

データで大別して検索前提にした方が、使いやすい気がします。
連番を振るのはソートのためと割り切って、あまり頼らないようにします。
順番が変わったりするときに、やはり見落とすことがあるからです。

共有フォルダの利用にあたり、設定すべきルール

検索前提なので、フォルダを細かく分けるかわりに、
ファイル名を長くして検索しやすくするルールにします。
具体的なルールはデータ環境により事情が異なってきます。

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あと、データで分けるのは、バックアップがしやすくなるのもあります。
とくに深いフォルダに動画なんか入れてしまっていると、容量が大きく扱いにくい。
文章だけで分かれてると、容量が少ないから全体のバックアップが取りやすいです。

それに、コードも含めた文字データが業務上一番重要なことが多そうです。
「あれが見つからない」「あれが消えている」で困りやすいのが文書。
だから、文章はこまめに保存したいのが、データ区分を好む理由のひとつです。

データが使う単位でまとまっていた方が使いやすい、という意見もありますが、
これは、作業フォルダにコピーしてまとめて使い、フローとストックを分けます。
ただ、とくにコードは履歴管理ソフトで一元化する必要があります。

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ただし、データによって管理者が異なるとか、認証が必要とか、
きめ細やかなアクセス権の管理が必要な場合には、
責務による区分がデータより優先します。

これは要するに、マンションの部屋が所有権で区分されるようなものです。
それで、部屋の中は、水回りとか、本棚とか、モノで分類します。

年度とかで分けるのは、一年で終わったりしたときに無意味です。
しかし、年次報告が必要とか、決算に関係するとか、
業務の責務に深く関係する場合は、責務の区分になるので、
データの分類より優先させて構いません。責務の方が利便より大事だからです。

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最後にもう少し具体的に分類基準を見てみましょう。
時系列で区切る場合も、組織が上で時系列（年度）が下になります。
これはなぜかというと、コンテキストの境界が異なるからです。

たとえば、「ECMA委員会」と「人類補完委員会」にとっては、
同じ2015年でも意味が違います。前者はES2015の年、後者は使徒襲来の年。
上位に組織（とその責務）があった方が、時系列に意味付けしやすい。
その下に、文章とか画像とか別れているイメージです。

まとめると、まず責務で区分し、その下をデータ構造で区分する、という考え方です。
もちろん、その基準だけで全部分けられなくて、
他にいろいろあるでしょうが、ひとつの原則として参考までに。